logo teho 100x297 grå hemsida png

2016 > 03

Många företag vill bjuda sina anställda på mat i samband med arbetet och det cirkulerar många rykten kring detta ämne, sanningen om vad som är avdragsgillt är däremot en helt annan.

Grundregeln är alltid att det som en arbetstagare får av sin arbetsgivare som är ”förmånligt” även privat skall förmånsbeskattas, dvs. när företaget bekostar en privat levnadsomkostnad är detta att betrakta som lön. Detta gäller såväl bilar som mat, det finns dock undantag för enklare förtäring och förfriskningar.
 

Att någonting förmånsbeskattas betyder såklart inte att det är förbjudet att tillhandahålla förmånen, det betyder bara att det skall betalas arbetsgivaravgifter och löneskatt på den kostnad den anställde hade fått betala för förmånen om den införskaffats privat.

Med tidigare nämnd ”enklare förtäring och förfriskningar”. menas drycker och enklare mat om inte är att betrakta som en måltid. T.ex. Kaffe, läsk, frukt, bullar eller enstaka mackor. När arbetsgivaren med detta som motivering bekostar de anställdas frukost gör skatteverket dock uteslutande bedömningen att detta är att betrakta som en skattepliktig förmån.

Begreppen ”övertidspizza” och ”arbetslunch” har länge varit populära, dock finns det inte längre något överseende över detta från skatteverkets sida utan de regler som gäller kring detta är desamma som gäller för intern representation. Där är alltså 90 kr per person exkl. moms avdragsgillt om sammankomsten är ordentligt dokumenterad med sammanhang, syftet med mötet, innehållet och för vilka anställda.

Mer information kring intern representation kan fås från skatteverkets ställningstagande.

Enklare förtäring omfattas enligt skatteverket av reglerna kring Personalvårdsförmån, motion och friskvård.

 
Ytterliggare läsning:

Läs hela inlägget »

Elektroniska lösningar för hantering av inkomna leverantörsfakturor och kvitton i samband med anställdas utlägg blir allt vanligare, därför vill även många företag spara kvitton och fakturor elektroniskt. Vad säger egentligen lagen?

Vilken information som skall sparas och hur styrs av bokföringslagen, nedan BFL, och Bokföringsnämndens allmänna råd.

I BFL 7 kap. 1§ framgår att ”räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan skall bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget”. Detta innebär att information (fakturor/kvitton) som mottagits skall bevaras i samma form som det mottagits, dvs. fakturor mottagna fysiskt skall även arkiveras fysiskt, i original. Detsamma gäller för fakturor mottagna i elektroniska format såsom pdf som då skall sparas i elektroniskt format. Det är hur materialet mottagits som styr hur det skall arkiveras.

Då det är få företag förunnat att enbart motta fakturor i antingen digitalt eller fysiskt format innebär detta i praktiken att den stora majoriteten företag skall spara olika delar av sitt material i såväl fysiskt som digitalt format.

BFL specificerar även att materialet skall bevaras ”till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades”. Från och med det fjärde året kan dock materialet överföras till ett annat format för att arkiveras och originalhandlingarna kastas vilket innebär att inskannade fakturor i praktiken endast behöver sparas i fysiskt format i tre år förutsatt att de bevaras i elektroniskt format resterande tid.

Dessa regler är även tillämpbara på kvitton som anställda skickar in i samband med utlägg. Om den anställde fotar och skickar in kvittot till företaget elektroniskt så är det i detta format som kvittot skall sparas vilket betyder att fysiska kvitton inte behöver krävas in och hanteras. Om materialet mottages både elektroniskt och fysiskt så är det upp till företaget att välja format för bevaring.

Anställdas utlägg får dock inte förväxlas med så kallade ”företagskort” då dessa kvitton bör anses mottagna av företaget då de mottagits av den som har rätt att agera för företagets räkning.


http://www.bfn.se/redovisning/rad/bfnar13-2-grund.pdf
http://www.notisum.se/rnp/sls/lag/19991078.HTM#K5P11
http://www.kpmg.com/SE/sv/kunskap-utbildning/nyheter-publikationer/nyhetsbrev/perspektiv/artiklar2014/Sidor/Kasta-kvitton-och-fakturor.aspx

Läs hela inlägget »