Spara fakturor och kvitton elektroniskt?

Elektroniska lösningar för hantering av inkomna leverantörsfakturor och kvitton i samband med anställdas utlägg blir allt vanligare, därför vill även många företag spara kvitton och fakturor elektroniskt. Vad säger egentligen lagen?

Vilken information som skall sparas och hur styrs av bokföringslagen, nedan BFL, och Bokföringsnämndens allmänna råd.

I BFL 7 kap. 1§ framgår att ”räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan skall bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget”. Detta innebär att information (fakturor/kvitton) som mottagits skall bevaras i samma form som det mottagits, dvs. fakturor mottagna fysiskt skall även arkiveras fysiskt, i original. Detsamma gäller för fakturor mottagna i elektroniska format såsom pdf som då skall sparas i elektroniskt format. Det är hur materialet mottagits som styr hur det skall arkiveras.

Då det är få företag förunnat att enbart motta fakturor i antingen digitalt eller fysiskt format innebär detta i praktiken att den stora majoriteten företag skall spara olika delar av sitt material i såväl fysiskt som digitalt format.

BFL specificerar även att materialet skall bevaras ”till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades”. Från och med det fjärde året kan dock materialet överföras till ett annat format för att arkiveras och originalhandlingarna kastas vilket innebär att inskannade fakturor i praktiken endast behöver sparas i fysiskt format i tre år förutsatt att de bevaras i elektroniskt format resterande tid.

Dessa regler är även tillämpbara på kvitton som anställda skickar in i samband med utlägg. Om den anställde fotar och skickar in kvittot till företaget elektroniskt så är det i detta format som kvittot skall sparas vilket betyder att fysiska kvitton inte behöver krävas in och hanteras. Om materialet mottages både elektroniskt och fysiskt så är det upp till företaget att välja format för bevaring.

Anställdas utlägg får dock inte förväxlas med så kallade ”företagskort” då dessa kvitton bör anses mottagna av företaget då de mottagits av den som har rätt att agera för företagets räkning.


http://www.bfn.se/redovisning/rad/bfnar13-2-grund.pdf
http://www.notisum.se/rnp/sls/lag/19991078.HTM#K5P11
http://www.kpmg.com/SE/sv/kunskap-utbildning/nyheter-publikationer/nyhetsbrev/perspektiv/artiklar2014/Sidor/Kasta-kvitton-och-fakturor.aspx